Иногда в HARDROLLER при вводе данных или при импорте появляются дубликаты наименований материалов. В целом это не сильно мешает формировать корректную исполнительную документацию, но если у вас есть количественный учет (списание в работы материалов, прошедших входной контроль, учет количества материала по паспорту партии продукции), то это становится проблемой.
Вот пошаговая инструкция по избавлению от дубликатов:
- Выбрать в справочнике наименований материалов одно сдублированное наименование и найти все дубликаты быстрым поиском.
- Выбрать какое-то одно из них, дописать в название в конце что-нибудь выделяющееся, например "ПРАВИЛЬНОЕ" (потом мы уберем всё лишнее!).
- Остальные записи с тем же наименованием пометить в конце чем-то выделяющимся, например "УДАЛИТЬ". Обратите внимание, что дубликаты могут быть не полные, а, например, просто в конце или в середине есть лишние пробелы. Формально они не одинаковые, но в АОСР выглядеть будут всё равно дублировано, и такие записи тоже нужно убирать.
- При помощи быстрого поиска (введя “УДАЛИТЬ”) и множественного удаления (кнопка “Выбрать” справа от поля быстрого поиска) попробуйте удалить все записи, содержащие "УДАЛИТЬ" (где-то использованные записи система удалить все равно не даст, не переживайте!). Некоторые дубликаты, возможно, сразу удалятся - если на них нет ссылок в Журнале входного контроля (ЖВК) и документах, подтверждающих качество материалов (ДПК). Для остальных нужно будет убрать ссылки на них, этому посвящены следующие два шага.
- Зайти в Журнал входного контроля ("Материалы" > "Журнал входного контроля материалов"). Быстрым поиском по тексту "УДАЛИТЬ" найдите записи, ссылающиеся на помеченные к удалению наименования материалов. Затем зайдите в каждую и выберете там правильное наименование (тоже быстрым поиском по "ПРАВИЛЬНОЕ").
- Теперь то же самое нужно сделать с документами, подтверждающими качество ("Материалы" > "Документы, подтверждающие качество"): заменить там наименование “УДАЛИТЬ” на “ПРАВИЛЬНОЕ”.
- После того, как будут заменены все ссылки в ЖВК и ДПК, наименования материалов с пометкой "УДАЛИТЬ" можно будет действительно удалить (система уже разрешит это сделать, так как не будет ссылок на эти записи).
- Когда наша нужная запись останется одна, без дубликатов, остается убрать из наименования приписку "ПРАВИЛЬНОЕ".
Процесс нужно повторить для всех задублированных материалов в системе. Если их много, то можно делать, например, по мере появления проблем в АОСР, или один дубликат в день. Но лучше постепенно всё же вычистить все дубликаты, чтобы была уверенность, что проблемы в документах и количественном учете внезапно не обернутся замечаниями уже на этапе проверки исполнительной.