Здесь будет описание нормативной базы: 470-й приказ Ростехнадзора, ГОСТ на ИД 2022-го года, новые приказы Минстроя.
УКЭП - Усиленная квалифицированная электронная подпись
На рабочих местах пользователей должно быть установлено следующее ПО:
- КриптоПро CSP - криптопровайдер, сертифицированное ПО для формирования и проверки УКЭП.
- В браузере (FireFox или Chromium-based) должно быть установлено расширение КриптоПро ЭЦП Browser plug-in.
Работа этого ПО должна быть проверена на этапе развертывания.
Проверку работы криптографических средств на рабочем месте можно произвести по ссылке: https://www.cryptopro.ru/sites/default/files/products/cades/demopage/cades_bes_sample.html.
Если на странице проверки КриптоПро указано, что существует более новая версия расширения для браузера, то необходимо обновить КриптоПро ЭЦА Browser plug-in.
Сейчас УКЭП для представителей ответственных лиц, подписывающих документы, получается точно так же, как для бухгалтеров организации.
В зависимости от версии КриптоПро CSP могут поддерживаться как токены с ключевыми носителями, так и подписание в инфраструктуре DSS.
Сертификаты УКЭП, которые могут получить сотрудники организации есть двух видов:
- Сертификат руководителя организации или самого ИП. Этим сертификатом можно подписывать ИД без дополнительных действий.
- Сертификат физического лица. Его может получить сотрудник организации, но чтобы подписывать документы как сотрудник организации, он должен иметь доверенность.
Для сертификатов сотрудников организации нужно подготовить, подписать, зарегистрировать в реестре ФНС и добавить в HARDROLLER МЧД.
- Сформировать доверенность на сотрудника в XML-формате ФНС (на сайте ФНС). Текст полномочий в МЧД должен соответствовать тексту в приказе о назначении представителя ответственного лица для подписания ИД или ведения журналов. Мы рекомендуем форму 003 как современную универсальную, но главное, чтобы юристы Заказчика были готовы работать с выбранным форматом доверенности.
- Подписать доверенность УКЭП руководителя организации.
- Загрузить подписанную руководителем доверенность в реестр ФНС тут.
- Добавить доверенность в раздел ИД в HARDROLLER на странице “Настройки” > “Машиночитаемые доверенности”. Если у вас в меню нет такого пункта или на странице нет кнопки Добавить, обратитесь к администратору системы.
Скачать уже готовую доверенность в XML формате, если известен ее идентификатор, ИНН доверителя и ИНН сотрудника, можно на сайте ФНС.
Для подписания документов УКЭП в системе должны быть выполнены следующие условия:
- Рабочие места пользователей подготовлены, все необходимое ПО установлено;
- Представители ответственных лиц-участников строительства получили УКЭП и обучены их использовать;
- Представители ответственных лиц имеют учетные записи в HARDROLLER и приглашены в соответствующие организации;
- Представители ответственных лиц получили роли в тех проектах HARDROLLER (разделах ИД), где они будут подписывать документы;
- Представители ответственных лиц в справочниках проектов HARDROLLER привязаны к учетным записям соответствующих пользователей. В таком случае для них будут автоматически создаваться задачи на подписание документов.
- Процесс подписания начинается в момент завершения согласования документа (момент вынесения положительной резолюции финальным согласующим лицом) .
- Непосредственно после завершения согласования пользователь переадресуется на страницу Лист подписания документа.
- При первом входе на страницу подписания документа происходит формирование неизменяемых снимков подписываемого документа и всех его приложений. Для документов, формируемых в HARDROLLER это печатные формы, а для приложений - подгруженные к ним файлы. Сформированные печатные формы сохраняются в системе, а подгруженные файлы являются неизменяемыми (даже при изменении всех данных в системе с правами администратора системы они не изменятся). Неизменяемые снимки документа и его приложений образуют пакет для подписания.
- Как только пакет для подписания сформирован, для всех представителей ответственных лиц, связанных с учетными записями HARDROLLER, создаются задачи на подписание документов в их списке задач в системе, а также направляется уведомление о задаче на электронную почту пользователя. Пользователи подписывают документ в произвольном порядке, независимо друг от друга.
- В момент входа на страницу Листа подписания документа формируется список сертификатов УКЭП, которыми пользователь может подписать документ (реквизиты в сертификате УКЭП совпадают с реквизитами подписанта документа).
- Кроме того, на странице Листа подписания может скачать каждый документ из пакета для подписания (основной документ и все приложения к нему) и увидеть, что он подписывает. Это требование законодательства.
- Пользователь выбирает имеющуюся подпись и нажимает кнопку “Подписать”.
- Непосредственно в браузере пользователя формируются электронные подписи под основным документом и под каждым его приложением. Сформированные подписи сохраняются в системе и доступны для скачивания, так же, как и сами подписываемые документы.
- Как только под документом поставлена последняя требуемая подпись, он автоматически переводится в статус “Подписан” или аналогичный.
- Скачать пакет документов со всеми подписями можно на его странице Лист подписания.
- В меню “Скачать” проекта HARDROLLER также можно скачать все уже сформированные пакеты для подписания со всеми подписями в виде одного большого архива.
В HARDROLLER существует также страница массового подписания документов в проекте (разделе ИД). На странице собраны все пакеты для подписания, ожидающие хотя бы одной подписи. Пользователь системы может выбрать один или несколько сертификатов УКЭП, доступных ему, а затем выбрать один или несколько ожидающих подписания пакетов документов, которые можно подписать именно этим сертификатом УКЭП. Выбрав документы, пользователь может подписать их все одним нажатием кнопки.
Страница массового подписания работает по тем же принципам, что и Лист подписания документа.